ViSit.Immobilisations

Le module ViSit.Immo permet de maintenir simultanément l'inventaire comptable et physique afin de calculer les dotations aux amortissements. Cette application illustre les capacités de la solution en terme d'intégration avec le SI.

ViSit.Immobilisation

ViSit.Immobilisation a pour ambition de connecter le système externe de gestion des immobilisations à l'inventaire cartographique de ViSit.Réseau. Il se compose d'une application 'Chantier' dans l'environnement ViSit.Réseau et d'une application 'Immobilisation' utilisable sous Windows.

L'application 'Chantier' représente une première étape dans la gestion des immobilisations : son objectif est d'associer un code chantier à chaque composant de réseau immobilisable. Une fois cet inventaire 'physique' effectué dans ViSit.Réseau, l'application 'Immobilisation' permet de le rapprocher de l'inventaire comptable issu d'un système externe (ERP).

Une utilisation complète de ViSit.Immobilisation a un impact fort sur l'architecture du système. Elle nécessite notamment

de conserver les éléments déposés dans ViSit.Réseau, pour pouvoir ensuite les retirer de l'inventaire comptable,
d'accéder une table externe des chantiers (ou ouvrages, ou projets), pour garantir la cohérence de la saisie,
de s'interfacer avec l'ERP (directement ou non), pour accéder à l'inventaire comptable d'une part, et effectuer des retraits partiels d'autre part.

Notre stratégie tient compte de la nécessité d'intégrer la saisie des informations nécessaires dans le processus métier du gestionnaire de réseau. A la remise d'un nouvel ouvrage, sa saisie dans ViSit.Réseau fournit a priori un inventaire physique qui pourra être ensuite croisé avec l'inventaire comptable. La saisie des déposes fournit également les informations nécessaires au retrait (total ou partiel) dans les immobilisations.

Contexte

Le suivi des immobilisations est un des axes du modèle de données de ViSit.Réseau. La méthodologie développée par Géotech est utilisée depuis 2003 par la RSEIPC (Régie et Syndicat Électrique Intercommunal du Pays Chartrain) pour ses réseaux électriques HTA, BT et Gaz , environ 40 000 clients. Elle a été optimisée en 2006 lors d'une seconde implémentation à Gedia (anciennement Régies Municipales Gaz et Électricité de Dreux) pour la gestion de ses réseaux de distribution électrique et gaz , 25 000 clients elec et 18 000 clients gaz.

Nos solutions se positionnent en interface entre les applicatifs comptables et financiers d'une part, et le système d'information géographique d'autre part.

Le suivi des immobilisations est avant tout affaire de méthodologie : il faut apporter la preuve que les procédures mises en place durant tout le processus (projet, construction, réception) garantissent la validité des inventaires. Le modèle doit rester simple pour ne pas alourdir inutilement chaque tâche, avec suffisamment de redondance pour permettre une validation satisfaisante.

Terminologie

Composant immobilisable

On appelle composant immobilisable tout objet du SIG ViSit.Réseau destiné à constituer l'inventaire physique du patrimoine. Un composant immobilisable est associé à un chantier de pose (et éventuellement de dépose). La distribution des coûts lui assigne une valeur à neuf.

Il n'est pas nécessaire de rendre immobilisables tous les objets de ViSit.Réseau. On rend toujours les segments (conduites, câbles) immobilisables. Mais on pourra décider par exemple de ne pas immobiliser les vannes, en se contenant de répartir leur coût sur le linéaire de conduites.

Chantier

3 termes équivalents sont généralement utilisés pour désigner un chantier : Ouvrage, Projet ou Chantier. Nous avons retenu d'utiliser uniquement le terme 'Chantier', qui est moins ambigu que les deux autres : un projet n'est pas nécessairement réalisé, et un ouvrage évoque quelque chose d'identifiable sur le terrain, comme une station de pompage ou un poste. Le renforcement du réseau par le remplacement de trois câbles de faible section est un ouvrage.

Le terme Chantier couvre bien à la fois l'aspect géographique, l'aspect comptable et l'aspect temporel (date de mise en service). Il est essentiel de tenir une liste des chantiers, pour pouvoir (1) associer les composants réseaux du SIG à un chantier, (2) assigner chaque élément d'immobilisation de l'ERP à un chantier. Cet identifiant commun aux deux inventaires est l'élément clé pour mettre en place une application de distribution des coûts.

Dépose et dépose partielle

La gestion des déposes dans un réseau de distribution est un problème difficile, car il s'agit généralement de déposes partielles. Elle ne peut donc pas être effectuée directement au niveau des actifs. Ces déposes peuvent jouer un rôle non négligeable dans la valeur nette finale du réseau, surtout dans le cas de dépose sur des ouvrages récents. Ce cas de figure est plus fréquent qu'on ne pense au premier abord, pour diverses raisons :

Défaillance intrinsèque d'un matériel : problèmes récurrents sur des câbles électriques souterrains S22, quel que soit leur age. Ils seront déposés et remplacés bien avant la fin de leur durée d'amortissement,
Renforcement d'une ligne récente, due à une extension non prévue du réseau,
Enfouissement d'une ligne aérienne récente, suite au ré aménagement d'un quartier par la municipalité...

La prise en charge des déposes est assurée par deux fonctionnalités majeures de ViSit.Réseau :

lors de la segmentation d'une ligne, on répartit les valeurs d'immobilisation sur les deux segments obtenus, au prorata des longueurs,
conservation dans le système des composants déposés, dans des couches dédiées (pour ne pas les représenter sur les plans d'exploitation).

Les composants déposés se voient affectés un chantier de dépose, et donc une année de dépose. Ils vont ainsi affecter la valeur totale de l'ouvrage l'année suivante, sans modifier la valeur des années précédentes. Comme cette procédure nécessite de modifier la représentation de l'ouvrage, on s'assure que les interventions de l'utilisateur n'ont pas perturbé les résultats obtenus à la clôture des exercices précédents avant de valider le changement.

Inventaire physique

L'offre ViSit.Immobilisation vise à réaliser la plus grande partie de l'inventaire physique dans le SIG. Cependant, certains actifs ne sont pas définitivement assignés à un emplacement géographique, comme par exemple un transformateur MT/BT (ou une pompe). Ils peuvent être retirés temporairement pour réparation (et remplacés), puis remis en service dans un autre poste (ou une autre station de pompage). Ces composants sont difficiles à gérer depuis le SIG; on pourra s'appuyer sur d'autres applications de gestion, quand elles existent (gestion de magasin, applications comptables, etc). Nous pouvons interfacer notre solution aux applications existantes, ou mettre en place des applications simples de gestion de bases techniques.

Pour avoir valeur de preuve, l'inventaire physique doit être appuyé sur des données réellement utilisée par l'exploitation. Le SIG peut donc jouer ce rôle dès lors qu'il est fortement impliqué dans l'exploitation du réseau :remise d'ouvrage, production de plans, validation des schémas, recherche de vannes, etc.). Une base technique des postes et transformateurs peut également jouer ce rôle, dès lors que des procédures exigent son utilisation et sa mise à jour systématique en cas de modification d'un poste ou de mouvement d'un transformateur.

Inventaire comptable

Parallèlement à l'inventaire physique, le service comptable produit pour chaque ouvrage un inventaire comptable, synthèse des entrées comptables relatives aux immobilisations. Cet inventaire est un ensemble de lignes comportant un type d'immobilisation, un coût, une durée d'amortissement, un investisseur, etc... Par exemple : L'inventaire comptable d'un ouvrage d'extension du réseau basse tension contiendra plusieurs lignes :

un poste MT/BT,
un transformateur,
un linéaire de lignes souterraines Alu 95²,
50 branchements,
etc...

Certains organes du poste pourront par ailleurs être décrits dans une base technique (transformateurs).

ViSit.Chantier

Présentation

ViSit.Chantier est une application du SIG qui facilite la gestion et la localisation des chantiers en positionnant leur emprise et en marquant les éléments du réseau concerné par le chantier. Il gère aussi bien la pose que la dépose. Il dissocie la saisie des informations techniques des informations financières. Il est utilisable sans saisir ces dernières.
L'application ViSit.Chantier optimise l'affectation des composants du réseau aux chantiers de pose et de dépose, par un ensemble de fonctionnalités qui organisent et simplifient les opérations. Par exemple, il est possible de définir un chantier par défaut et de l'affecter à des éléments par un traitement groupé.

ViSit.Chantier apporte un premier niveau de service indépendamment de ViSit.Immobilisation. La mise en œuvre de ViSit.Chantier constitue néanmoins l'étape préalable à l'exploitation de ViSit.Immobilisation, basée sur un regroupement des dépenses par chantier. Il est recommandé d'utiliser ViSit.Chantier dés que possible, car il est plus simple à utiliser dès la remise d'ouvrage.

L'application utilise une table des chantiers, dans laquelle se trouvent les informations de chaque chantier et notamment sa situation géographique et son montant. Cette table doit être initialisée avant l'utilisation de l'application. Elle peut également utiliser une table des limites de chantier. Une limite peut être une forme dessinée à main levée ou bien réalisée automatiquement par l'application à la demande de l'opérateur.

Fonctionnalités

L'application ViSit.Chantier propose les fonctionnalités suivantes :

aide à la saisie des limites de chantier : la liste des chantiers étant ouverte, l'utilisateur dessine un contour grossier correspondant au chantier sélectionné dans la liste. Celui-ci est automatiquement associé à la nouvelle limite puis le chantier suivant est automatiquement sélectionné dans la liste. Les éléments graphiques ainsi créés peuvent être localisés à partir d'un navigateur proposant la liste des chantiers.
attachement/détachement d'éléments immobilisables à un chantier (traitement groupé possible) : après la définition d'un chantier courant, il est possible de l'affecter aux éléments immobilisables (en tant que chantier de pose) en les sélectionnant individuellement ou en effectuant un traitement groupé (clôture ou sélection). Les éléments sont marqués "immobilisé". Il n'est pas nécessaire d'ouvrir les sites contenant les éléments à traiter.
dépose d'un élément (traitement groupé possible) : après la définition d'un chantier courant, il est possible de l'affecter aux éléments immobilisables (en tant que chantier de dépose) en les sélectionnant individuellement ou en effectuant un traitement groupé (clôture ou sélection). Les éléments sont marqués "déposé" et déplacés sur le niveau de dépose. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir les sites contenant les éléments à traiter.
calcul de l'emprise exacte d'un chantier à partir des éléments associés : lorsqu'un chantier courant est défini, il est possible de modifier les propriétés de sa limite. Même si celle-ci n'existe pas en terme d'élément graphique, il existe une ligne en base de données. Lorsque la propriété "emprise exacte" est activée, l'élément graphique est calculé à partir de l'ensemble des éléments graphiques associés au chantier.
liste des chantiers couverts par une vue ou sous un point donné : lorsque des chantiers possèdent une limite graphique, il est possible d'obtenir la liste des chantiers visible dans la fenêtre ou bien ceux qui contiennent un point cliqué à l'écran. A partir de la liste obtenue, il est possible de définir le chantier courant.
colorisation des données immobilisables selon leur état : plusieurs types de colorisation sont possibles. Ils permettent de distinguer les éléments immobilisés des autres, ainsi que les éléments déposés. Cela facilite le suivi du traitement.

Pré requis

Le programme ViSit.Chantier requiert l'existence d'une gestion des chantiers impliquant la génération d'un code. Cette gestion du code chantier (outil et procédure )est indépendante de ViSit.Chantier car propre à chaque client.

Il convient d'examiner précisément quand et comment cette donnée est créée. Le point de départ du processus ne se situe :

pas dans ViSit/SIG, car il n'y a pas de données à saisir avant la remise d'ouvrage,
pas dans l'outil comptable car il n'y pas encore de données comptables à saisir.